Chuyên viên Văn thư

Trường Đại học Bách khoa – ĐHQG-HCM thông báo tuyển dụng vị trí Chuyên viên Văn thư công tác tại Văn phòng Đào tạo Quốc tế.

• Số lượng: 01 người
• Đơn vị sử dụng nhân sự: Văn phòng Đào tạo Quốc tế
• Thời gian làm việc: từ thứ Hai đến thứ Sáu, 7g30-11g30 và 13g00-17g00
• Địa điểm làm việc: Trường Đại học Bách khoa, 268 Lý Thường Kiệt, P.14, Q.10, TP. HCM

Điều kiện ứng tuyển

Điều kiện chung (theo Quy định Tuyển dụng nhân sự của nhà trường)

• Là công dân Việt Nam, có địa chỉ thường trú tại Việt Nam
• Có phẩm chất đạo đức tốt, lý lịch gia đình và bản thân rõ ràng
• Tuổi không quá 45 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
• Có sức khỏe tốt (theo giấy khám sức khỏe của các bệnh viện và trung tâm y tế từ cấp huyện trở lên); không dị tật, không nói lắp, nói ngọng
• Đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với ngạch viên chức tham gia dự tuyển theo quy định của pháp luật
• Tiêu chuẩn tuyển dụng theo ngạch (thông tin chi tiết sử dụng theo Quy định Tuyển dụng nhân sự, có thể thay đổi tiêu chuẩn tuyển dụng nhưng không được thấp hơn tiêu chuẩn hiện hành)

Điều kiện khác

• Tốt nghiệp bằng cử nhân trở lên các ngành Quản trị Văn phòng, Quản lý Thông tin, Lưu trữ học, Thông tin – Thư viện hoặc các ngành khác có liên quan
• Sử dụng thành thạo phần mềm tin học văn phòng (Microsoft Office…), các thiết bị văn phòng (máy photocopy, scan…), các công cụ quản lý tài liệu, hồ sơ
• Kỹ năng lắng nghe và giao tiếp tốt
• Có khả năng đọc hiểu, trình bày tiếng Anh lưu loát
• Cẩn thận, nhanh nhẹn, có khả năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả
• Thái độ làm việc: trung thực, có trách nhiệm, nhiệt tình, có tinh thần làm việc nhóm cao độ
• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm

Mô tả công việc

• Quản lý, kiểm soát thông tin, văn bản, thư từ ra vào văn phòng/ nhà trường
• Soạn thảo văn bản, thông báo, quyết định nội bộ của văn phòng
• Hỗ trợ quản lý, sắp xếp lịch trình công tác, các cuộc họp, sự kiện; hỗ trợ lên kế hoạch tổ chức các buổi họp, hội thảo, hội nghị; quản lý lịch trực và lịch công tác ngoài của toàn bộ nhân viên
• Tiếp đón khách và trực điện thoại, lọc các cuộc điện thoại đến văn phòng và chuyển tới các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ cán bộ và sinh viên trong việc tiếp nhận thông tin, yêu cầu, giải đáp thắc mắc liên quan đến công tác của văn phòng, lịch hẹn
• Tham gia tổ chức các sự kiện trong phạm vi OISP căn cứ theo chỉ đạo chung của nhà trường
• Thực hiện công tác truyền thông nội bộ; theo dõi các công tác của văn phòng hàng tuần, hàng quý, báo cáo tiến độ thực hiện để toàn văn phòng nắm được kế hoạch, chỉ đạo, tinh thần của Ban Giám đốc, từ đó bám sát mục tiêu KPI và hành động chính xác, kịp thời
• Đăng ký văn phòng phẩm cho toàn văn phòng
• Thực hiện một số các báo cáo của văn phòng và các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc

Lương, thưởng & phúc lợi

• Lương: theo quy định hiện hành của Nhà nước
• Các khoản phụ cấp, thưởng & phúc lợi: theo Quy chế Thu chi nội bộ của nhà trường

Hồ sơ ứng tuyển bao gồm

• Phiếu đăng ký ứng tuyển (theo mẫu)
• Sơ yếu lý lịch có dán ảnh (có xác nhận của địa phương)
• Bằng cấp, chứng chỉ (có chứng thực)
• Giấy khen, bài báo, đề tài (nếu có)
• Bảng điểm bậc Đại học, Cao đẳng (có chứng thực)
• Giấy khám sức khỏe
• Bản sao trích lục Giấy Khai sinh
• Bản sao Hộ khẩu (khổ giấy A4, có chứng thực)
• Giấy Tạm trú (nếu ứng viên không phải hộ khẩu TP.HCM)
• Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (khổ giấy A4, có chứng thực)
• 02 hình 3×4 và 02 hình 4×6 (phông nền màu trắng)
• Sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có)

Thời gian nộp hồ sơ

Từ 07/09/2023 đến 30/10/2023

Thời gian phúc đáp hồ sơ

02 tuần kể từ ngày nhận hồ sơ và chỉ phúc đáp đối với ứng viên đạt yêu cầu

Cách thức nộp hồ sơ

Ứng viên quan tâm vui lòng nộp hồ sơ tại đây.

Ứng viên có thắc mắc, cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ Phòng Tổ chức Hành chính qua số điện thoại (028) 3864.7256, số nhánh 5282.