E-mail là một trong những công cụ giao tiếp tiện lợi trong thời đại kỹ thuật số. Việc viết e-mail đúng quy cách giúp sinh viên đạt được nhiều mục tiêu hữu ích trong học tập và làm việc sau này.
1. Tên địa chỉ e-mail chuyên nghiệp
Một địa chỉ e-mail được xem là chuyên nghiệp khi nó mang tính nghiêm túc, lịch sự và đạt được độ tin tưởng cao. Để làm được như thế thì bạn nên dùng tên thật của mình thay vì nick name. Bạn có thể đặt tên e-mail theo cấu trúc phổ biến [họ tên].[ngày tháng năm sinh]@[tên miền]. Thông qua tên e-mail, người nhận thư biết được một số thông tin cơ bản của người gởi và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của bạn.
2. Tiêu đề e-mail ngắn gọn, rõ ràng
Tiêu đề e-mail (subject) là nội dung chính được cô động lại trong khoảng 8-15 từ. Tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng khiến người nhận sẽ quyết định mở thư ra xem liền hay sau. Không nên đặt tiêu đề bằng văn nói hoặc nội dung chung chung như: “Em gởi bài tập ạ”, “Em gởi báo cáo”, “Chị xem và giúp em việc này”, “Báo cáo tháng 10/2021”…
Đặc biệt tránh e-mail bỏ trống tiêu đề, người nhận khó tính có thể bỏ qua hoặc xóa ngay e-mail đó.
3. Lời chào mở đầu, kết thúc phù hợp
Lời chào mở đầu và kết thúc tuy rất ngắn nhưng lại khá quan trọng, vì nó thể hiện phép lịch sự, sự chỉn chu của người gởi. Bạn cần xác định rõ đối tượng nhận e-mail là ai để lựa chọn ngôn từ, cách xưng hô cho phù hợp. Với những e-mail cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Xin chào”, “Quý chào” cùng với chức danh và tên người nhận. Với những e-mail không cần quá trang trọng, hoặc gởi cho bạn bè, bạn có thể dùng câu chào “Chào anh/ chị/ bạn”, “Chào buổi sáng”… để mở đầu.
Lời chào mở đầu với phong thái thế nào thì lời chào kết thúc sẽ tương tự thế nấy. “Trân trọng” hay “Thân mến” sẽ tùy vào đối tượng nhận e-mail.
4. Nội dung e-mail súc tích, mạch lạc
E-mail được sử dụng phổ biến vì sự nhanh chóng và tiện lợi. Câu đầu tiên trong nội dung e-mail, nên đi thẳng vào vấn đề chính: “Em gởi e-mail để xác nhận về việc…”, “Như đã trao đổi với thầy/ cô trước đó, em xin cung cấp…”.
5. File đính kèm tương thích với nội dung
Các dịch vụ cung cấp e-mail lớn như Gmail, Yahoo! Mail cho phép người dùng gởi file đính kèm lên tới tối đa 25 MB. Mặc dù vậy, bạn vẫn cần chọn lọc file đính kèm gọn nhẹ nhất có thể và tương thích với nội dung, tránh trường hợp gởi file không liên quan. Nếu dung lượng file lớn hơn 25 MB, bạn nên upload lên hệ sinh thái Google Drive và gởi link truy cập cho người nhận thư thay vì đính kèm trong e-mail.
File đính kèm nên có định dạng phổ biến như: .jpeg, .png, .doc/ .docx, xls/ .xlsx .ppt/ .pptx, .pdf… Không nên gởi cái file có đuôi lạ, dễ gây hiểu lầm là virus hoặc người nhận phải mất công cài đặt phần mềm chuyên dụng để đọc được file.
6. Font chữ cổ điển, phổ biến
Arial, Times New Roman là những font được ưa dùng và ít khi bị lỗi hiển thị ở mọi loại máy. Bạn nên chọn cỡ chữ 12-13 pt , màu đen, để nội dung rõ ràng, dễ đọc.
7. Kiểm tra lại e-mail trước khi gởi
Rà soát lại e-mail trước khi gởi giúp bạn phát hiện một số lỗi không đáng có mà trong quá trình soạn thảo bạn chưa nhận ra: bố cục nội dung, ngữ nghĩa, chính tả, dấu câu, typo/ morasse (lỗi do gõ văn bản sai)…
8. Thông tin cơ bản trên chữ ký cá nhân
Chữ kỹ cá nhân giúp người nhận nắm bắt được một vài thông tin cơ bản của người gởi như: họ tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ liên hệ, nơi học tập/ công tác… Từ đó, người nhận dễ dàng liên hệ với người gởi khi cần. Đồng thời, e-mail có chữ ký kèm thông tin rõ ràng sẽ tạo cảm giác tin cậy cho người nhận.
Hy vọng rằng một vài mẹo nhỏ nêu trên sẽ giúp các bạn sinh viên cải thiện kỹ năng viết e-mail ngày một chuyên nghiệp hơn nhé.
Bài: LINH LÊ
HCMUT
Vì sao chọn OISP 10
