Các nguyên tắc ‘vàng’ để làm việc nhóm hiệu quả hơn

Đối với nhiều nhà tuyển dụng, kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng vì các nhóm là một đơn vị tổ chức cơ bản trong nhiều công ty. Trong học tập cũng thế, có được một nhóm bạn “tâm đầu ý hợp” cùng thực hiện các đề tài, đồ án, kế hoạch…là một phần không thể thiếu trong thời gian học đại học.

Kỹ năng làm việc nhóm được hiểu là nhiều người cùng nhau hợp tác, tập hợp các khả năng liên quan đến nhau để thực tốt một nhiệm vụ hướng tới một mục tiêu chung. Tuy nhiên, để có được một nhóm làm việc hiệu quả cùng nhau, chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc và phương châm sau.

1. TRƯỞNG NHÓM LÀ AI?

Trong hầu hết các nhóm được lập ra điều cần thiết trước hết là bầu ra người “đầu tàu”. Trưởng nhóm không hẳn là người giỏi nhất hay lớn tuổi nhất, mà là người có khả năng điều phối công việc trong nhóm, có kỹ năng quản lý và khả năng kết nối các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, trưởng nhóm cần có kỹ năng thuyết phục và thông thường sẽ là người cuối cùng ra quyết định hành động công việc hướng đến mục tiêu chung của nhóm.

2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CÔNG VIỆC CỦA NHÓM

Để có buổi làm việc nhóm hiệu quả, các bạn cần thống nhất mục tiêu hướng tới và biện pháp thực hiện công việc trong buổi họp nhóm. Đưa ra các ý tưởng cá nhân, chắt lọc ý kiến sáng tạo, tích cực, từ đó tập hợp và chọn lọc những ý tưởng nào phù hợp nhất với mục tiêu chung của nhóm. Lúc này, người trưởng nhóm cần cân nhắc kĩ lưỡng để có những định hướng đúng đắn, hài hòa giữa mục tiêu chung và riêng để đạt hiệu quả làm việc tốt.

3. KHẢ NĂNG GIAO TIẾP

Nền tảng của tinh thần đồng đội là sự hiểu ý của các thành viên trong nhóm. Có nhiều phương tiện giao tiếp khi các bạn làm việc cùng nhóm như: họp nhóm trực tiếp, qua email, qua điện thoại…và dù bất cứ giao tiếp bằng phương tiện nào thì việc trao đổi thông tin phải mang lại hiệu quả giao tiếp. Thêm vào đó, các bạn trong nhóm cần tin tưởng lẫn nhau, trao đổi cởi mở trên tinh thần góp ý và được tự do nói lên suy nghĩ, ý tưởng cho công việc chung.

4. GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

Khi làm việc nhóm chắc chắn không thể tranh khỏi những xung đột. Nhưng điều quan trọng nhất là làm thế nào bạn xử lý các vấn đề khi chúng vừa mới phát sinh. Hãy nhớ rằng, điều quan trọng nhất là không để bất kỳ xung đột nào leo thang, đó là lý do tại sao nhóm cần có trưởng nhóm để đứng ra giải quyết các vấn đề này.

5. TINH THẦN ĐOÀN KẾT

“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Yếu tố đoàn kết là không thể bỏ qua trong làm việc nhóm. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, mỗi cá nhân là một yếu tố quan trọng góp phần nên thành công của công việc chung. Nếu biết cách kết hợp, kiến thức, kỹ năng của mỗi thành viên được bộc lộ sẽ đóng góp cho công việc nhóm đạt chất lượng cao nhất.

6. BIẾT LẮNG NGHE

Bạn chỉ có thể xây dựng mối quan hệ hòa thuận trong nhóm khi bạn biết tôn trọng, lắng nghe tiếng nói và ý kiến của các thành viên khác, bởi trong chúng ta không ai hoàn hảo cả. Khi làm việc cùng nhau, chúng ta nên tôn trọng ý kiến cá nhân, lắng nghe và góp ý nếu các ý tưởng có thiếu sót, giúp chúng trở nên hoàn thiện hơn.

Lắng nghe còn giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, biết được điểm yếu của nhau để góp ý và cùng nhau tiến bộ hơn. Do vậy, khi tham gia làm việc nhóm bạn hãy luyện cho mình kỹ năng lắng nghe nhé.

7. KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ HOẠCH

Để giải quyết bất kỳ vấn đề nào một cách hiệu quả, bạn phải có khả năng đưa ra một kế hoạch tổng thể mà mọi thành viên trong nhóm hiểu, làm theo và biết nó dẫn đến đâu. Khi kế hoạch được thống nhất, tất cả các thành viên trong nhóm sẽ thực hiện các nhiệm vụ của họ, thiết lập thời hạn và làm việc một cách hiệu quả hơn nhiều..

 8. TRÁCH NHIỆM VỚI CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO

Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng có trách nhiệm với công việc. Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn là người chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác. Nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó công lao của những người cố gắng làm tốt cũng bị phủ nhận tất cả, bởi kết quả cuối cùng mới là thước đo kết quả công việc chứ không phải chỉ một phần công việc được hoàn thành.

9. KHUYẾN KHÍCH PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN

Trong làm việc nhóm, nhiều sinh viên trở thành những bạn chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của mình. Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những người thụ động. Muốn vậy, các thành viên trong nhóm cần phải hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng khác nhau, từ đó bố trí công việc phù hợp với năng lực mỗi thành viên để tất cả mọi người có thể phát huy được thế mạnh và có sự đóng góp phát triển và tạo hiệu quả cho buổi làm việc nhóm.

10. ĐÚNG GIỜ

Làm việc nhóm là công việc của tập thể. Vì vậy, yêu cầu của làm việc nhóm là các thành viên phải tuân thủ quy định về giờ giấc và luôn đúng giờ. Việc này sẽ đảm bảo được tiến trình buổi làm việc, tạo không khí hứng khởi trước khi bắt đầu. Vì vậy, mỗi thành viên cần ý thức thời gian làm việc nhóm vừa đảm bảo tác phong làm việc vừa giúp công việc nhóm đạt kết quả như mong muốn.

Bài: LINH LÊ