Những nét văn hóa “cộp mác” doanh nghiệp Nhật

Nếu muốn đầu quân vào doanh nghiệp Nhật, nhất thiết bạn phải nắm bắt được những nét văn hóa này nha!!

TINH THẦN KAIZEN – CẢI TIẾN KHÔNG NGỪNG

Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật, được ghép từ hai chữ Hán kai (改 – cải) và zen (善 – thiện). Từ nghĩa gốc ban đầu, cụm từ này đã được nâng thành một khái niệm bao hàm ba nghĩa chính: (1) không thỏa mãn với tình trạng hiện tại, (2) nhận thức vấn đề và (3) thay đổi liên tục để đạt tới trạng thái tốt hơn. 

Công ty đầu tiên áp dụng triết lý Kaizen là Toyota. Đặc biệt ở đây Kaizen không chỉ được coi là biện pháp mang tính tiện thể mà trở thành trọng tâm của quy trình làm việc. Câu nói cửa miệng của nhân viên Toyota luôn là “Tại sao?”, chẳng hạn “Tại sao phải làm theo cách này?”, “Tại sao không biến dữ liệu thành đồ thị trực quan hơn?”, “Tại sao phải kiểm tra thủ công từng sản phẩm này?”… để từ đó, họ bắt đầu sáng tạo những phương pháp làm việc hiệu quả hơn, giúp nâng cao hiệu suất công việc. 

Một trong những ứng dụng tiêu biểu nhất của Kaizen là nguyên tắc 5S, lấy từ chữ cái đầu của các từ seiri (整理 – sàng lọc), seiton (整頓 – sắp xếp), seiso (清掃 – sạch sẽ), seiketsu (清潔 – săn sóc) và shitsuke (躾 – sẵn sàng). Ta có thể thấy nguyên tắc này hiện diện ở nhiều doanh nghiệp Nhật hiện nay qua hình ảnh môi trường làm việc được giữ sạch sẽ và gọn gàng, quy trình công việc được xem xét thường xuyên để duy trì hoạt động tốt, nhân viên luôn thấm nhuần tinh thần 5S trong suy nghĩ và hành động… 

COI TRỌNG TEAMWORK

Bạn có biết vì sao hoa anh đào được chọn làm quốc hoa của Nhật không? Chắc chắn nhiều người sẽ trả lời vì hoa anh đào là biểu tượng của tinh thần võ sĩ đạo. Điều đó đúng nhưng chỉ là thứ yếu, thực ra hình ảnh hoa anh đào tượng trưng cho tính tập thể – vốn được coi là đặc tính quốc dân của Nhật. Những bông hoa nhỏ bé màu hồng nhạt khi nở đơn lẻ có thể không gây ấn tượng gì, nhưng vẻ đẹp của chúng vào thời điểm đồng loạt nở mãn khai thực sự là một tuyệt tác của thiên nhiên.

Tương tự, người Nhật luôn đề cao tính tập thể trong công việc hơn là làm việc đơn lập. Trong một nhóm nhỏ hoặc lớn, bất kể thành viên có đóng góp nhiều hay ít đều hưởng thành quả chung như nhau. Cũng vì vậy, mỗi cá nhân cần dẹp bỏ cái tôi để hướng tới mục tiêu chung; ngược lại, nếu cá nhân chỉ chăm chăm làm theo ý mình mà không quan tâm tới góp ý của tập thể chắc chắn sẽ bị đào thải. Điều này hoàn toàn trái ngược với văn hóa doanh nghiệp Âu – Mỹ thường đề cao dấu ấn cá nhân, coi trọng những nhân viên có tính cách quyết đoán, làm việc độc lập. Nếu bạn là nhân viên của một công ty Nhật, cần ghi nhớ “Muốn đi nhanh hãy đi một mình, nhưng muốn đi xa hãy đi cùng nhau”.

HORENSO – BÁO CÁO, LIÊN LẠC VÀ THẢO LUẬN THƯỜNG XUYÊN

Không thể tách rời với teamwork là Horenso – một quy tắc làm việc được ghép từ chữ đầu của các từ hokoku (報告 – báo cáo), renraku (連絡 – liên lạc) và sodan (相談 – thảo luận).

Cụ thể, báo cáo là bước thông báo với cấp trên về trạng thái của công việc được giao. Một công việc có thể kéo dài tới hàng tuần hoặc hàng tháng, như vậy bạn không thể chỉ nhận lệnh lúc ban đầu và thông báo kết quả cuối cùng mà phải luôn cập nhật tiến độ công việc với cấp trên vào mỗi đầu/ cuối tuần, thậm chí là mỗi ngày. Bước này không chỉ giúp cấp trên biết bạn đang làm gì mà còn giúp họ đánh giá đúng năng lực của bạn, để thành quả lao động của bạn được công nhận.

Trong khi đó, liên lạc là bước thông báo với cấp trên và những người liên quan khi công việc phát sinh vấn đề hay cần cập nhật thông tin mới, ngay cả khi đó chỉ là những thay đổi nhỏ. Ví dụ trong trường hợp có khả năng trễ hạn giao sản phẩm, thay vì cẩu thả làm “cho xong”, bạn nên gửi mail thông báo về thời điểm dự kiến hoàn thành và bình tĩnh xử lý công việc theo đúng quy trình. Đừng vì sợ bị khiển trách hay trốn tránh trách nhiệm mà bỏ qua bước này, vì đây là điều tối kỵ khi làm việc với người Nhật. 

Với những vấn đề nằm ngoài khả năng giải quyết hoặc đưa ra quyết định, bước thảo luận đóng vai trò rất quan trọng. Bạn nên bàn bạc với cấp trên hoặc đồng nghiệp để nhận những lời khuyên và chỉ dẫn phù hợp nhất, tránh phát sinh thêm những sai lầm không đáng có. Việc khắc phục lỗi sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn khi nhóm của bạn biết được vấn đề xảy ra ở đâu, ai là người có thể hỗ trợ bạn để xử lý công việc vẹn toàn nhất. 

Ý THỨC KỶ LUẬT VÀ TỰ GIÁC

Người Nhật từng khiến cả thế giới ngả nón thán phục với hình ảnh xếp hàng trật tự nhận cứu trợ trong đợt động đất ở Kyushu hồi năm 2016. Tính cách này của họ được cha mẹ dạy dỗ từ nhỏ, gắn với ý thức về danh dự và lòng tự trọng của mỗi người.

Trong văn hóa doanh nghiệp, mỗi nhân viên cần rèn luyện cho mình ý thức chấp hành luật lệ chung, đặt lợi ích của tập thể lên trên hết, kể cả khi phải hy sinh quyền lợi cá nhân vì sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Nếu có được đức tính này, bạn sẽ được cấp trên tín nhiệm và đề bạt vào những vị trí quan trọng trong công ty.

VĂN HÓA LÀM THÊM GIỜ

Mặc dù không được khuyến khích tại khối doanh nghiệp Âu – Mỹ nhưng văn hóa này rất phổ biến ở Nhật. Thậm chí nhiều công ty Nhật coi làm thêm giờ là một tiêu chí trong tuyển dụng, những ứng viên không sẵn sàng cho việc này đồng nghĩa sẽ khó có cơ hội được tuyển hơn. 

Văn hóa làm thêm giờ có thể bắt nguồn từ chủ nghĩa hoàn hảo và tinh thần trách nhiệm cao của người Nhật. Họ luôn muốn hoàn thành công việc một cách tốt nhất, đem lại cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối nên coi làm thêm giờ là điều hiển nhiên mà không đòi hỏi được nhận thù lao ngoài giờ. Thực trạng này tuy không thực sự tích cực nhưng có thể sẽ khó được cải thiện trong thời gian ngắn. Vì vậy nếu đã định hướng làm việc tại doanh nghiệp Nhật, bạn hãy chuẩn bị tâm thế để “nhập gia tùy tục”.

INAKO tổng hợp